麒麟无纸化会议系统软件.0

　　无纸化会议服务器管理软件功能说明：

　　无纸化会议系统的管理软件，可支持多个会议室、多个会议的同时管理，通过可视化的页面交互方式，使会议预约、会议配置、议题设置、座次预设操作更加高效，提高无纸化会议的创建、配置的效率，提升会议过程中信息交互、资料管理和会议后资料归档以及资料安全备份的能力。

　　 系统管理功能

　　1、组织管理：公司的组织架构具有上级部门、下级部门及上级管理下级的业务需求，系统采用树形结构可以无限级的子节点操作，实现与企业部门或机构的真实对应。系统预设本单位部门、外单位部门两个部分，用于本单位用户以及外单位参会人员的分组归类管理。组织管理包括组织信息的录入、组织信息的维护、组织与用户对应关系设置等。在实际系统过程时，系统通过标准化数据对接模板，与使用单位的组织架构匹配后通过Excel模板进行组织信息导入。

　　2、角色管理：系统中认定角色是一组用户权限的合集，具有指定权限操作、访问特定资源的行为。系统默认定义角色：超级系统管理员、会议管理员、普通用户。超级系统管理员主要操作功能：用户管理、组织管理、会议室管理、会议室终端管理等；会议管理员主要操作功能：创建会议、配置会议、设备管理、统计分析等；普通用户主要操作功能：通过日历方式展示会议日程安排，查询会议信息、会议资料、参会人员等。

　　3、用户管理：系统管理员可通过用户管理功能，通过信息采集的方式将使用单位包含的所有用户录入或导入系统，可将用户与组织指定关联。系统具备手机号码、用户姓名检索数据的功能。

　　4、会议室类型管理：当使用单位的会议室数量繁多、功能复杂的情形时，需要通过会议室类型对会议室的通途进行标注描述。系统默认配置洽谈室（5人以下无无纸化终端）、小会议室、中会议室、大会议室、视频会议会议室等会议室类型，同时可勾选是否属于无纸化会议室。创建会议室的时候可以选择会议室类型作为筛选条件，便于创建会议时、会议室维护时的快速定位会议室。

　　5、会议室管理：支持多个会议室管理，系统对会议室的基本信息、资产信息、会议室内固定资产进行统一的管理和维护。通过可视化的设计工具实现会议室的布局、固定资产摆放、无纸化终端配置等功能。使用系统会议室管理模块按照会议室内桌椅、无纸化终端实际布局，可视化拖拽设置会议室内座次，并且绑定设备终端。

　　6、终端管理：无纸化会议系统具备较强的终端兼容能力，系统适配无纸化会议终端、会议信息显示终端、侯会信息播报终端、会议服务交互终端、信号接入控制器、信号输出控制器、会议标语终端。所有的终端在通过管理软件能自动寻找主机并进行控制管理，实时显示终端的联机状态、运行状态。与会议室绑定后，通过可视化设计器页面，可以配置终端的显示内容、显示背景。终端可进行分组，实现对一组终端的批量化操作应用。

　　7、欢迎界面管理：当会议启动后，无纸化会议终端屏幕所显示的会议欢迎致辞。通过系统管理页面利用可视化组件实现对欢迎界面的自定义设计，可以为每一个会议室设置一个不同的欢迎界面，满足会议室日常开会不同主题显示定制化欢迎致辞的业务需求。

　　8、电子桌牌：电子桌牌用于替代会议室内的塑料夹纸质的桌牌，使参会人员信息显示元素更丰富，内容显示更清晰。系统具有电子桌牌可视化配置功能，可以实现电子桌牌样式的自定义设计，还可以对每一个会议室设置不同的显示界面。

　　9、会议标语管理：会议标语用于召开无纸化会议时大屏幕的默认横幅标语内容的投放，避免会议室内大屏幕显示无信号的尴尬，系统具备会议标语可视化配置功能，可自定义每场会议显示不同的会议标语。

　　10、信发模板管理：利用可视化设计器配置会议信息显示终端的显示内容，可配置视频、甘特图、按钮动作，使会议信息终端配置后具备更符合现场情况的显示模式、操作模式。

　　11、会议室资产管理：提供资产管理清单，实现对会议室内所有固定资产如电子类产品、座椅类资产等的管理，使用过程中发生故障后通知维保单位及时维修。

　　12、会议通知管理：系统会议创建完毕后，可以通过邮件、短信两种方式将会议通知发送给参会人员。会议通知的内容、格式均可配置，管理员可按照短信、邮件两种通知方式自定义通知模板。

　　13、会议室维修管理：考虑到会议室作为资产管理存在维修这种使用暂停的特殊状态，系统管理员可根据实际情况、维修的时间在系统中填写会议室维修周期，填写完毕后系统认为此会议室在这段时间不具备使用条件，因此会议管理员不能在这个会议室的此时段创建会议。

　　14、统计分析：具备会议室报表、可视化统计两种方式，更好的满足管理部门对会议室管理的需要。

　　 会前功能

　　1、会议日历：登录无纸化会议服务器管理系统后，默认使用日历的方式展示给用户当月的每天会议日程安排，在有会议的日期内缩略显示会议主题，点击日期详细查看当日的会议信息、会议资料和会议参会人员。

　　2、会议预约：使用单位每个会议室每天均可创建自由时间段的多个会议，便于提升会议室的有效利用率。在会议预约模块能通过会议室名称、会议室类型、会议时间多种方式筛选目标会议室的空闲时间，结合甘特图可视化并加以颜色的显示模式，使管理员能直观看到会议室的空闲时间，点击可预约会议。

　　3、会议创建：会议预约完成后，开始对会议内容进行创建，分为四步。第一步：会议基本信息配置，可以通过组织架构的方式选择多个参会人员，默认匹配参会人员角色，系统可对参会人员选择会议主席、会议秘书两种高级权限角色。在特殊会议的情况下，可对参会人员在会议中使用的无纸化会议终端任何功能进行删减。会议基本信息配置还可以设置会议签到方式、会议提醒功能。第二步：会议议题配置，在文本框中快速输入会议主题即可依次创建多个会议议题，每个议题可批量上传多个会议资料，会议资料可以是Office文档类、PDF类、图片类、视频类文件资源，会议议题通过点击“上下按钮”调节议题顺序，会议资料跟随议题进行调整。为了使会议适应更多的应用场景每个议题下可配置不同的参会人员。第三步：参会人员座次匹配，逐个选择议题，通过拖拽参会人员的方式，在会议室实际可视化图形布局的页面上摆放参会人员的落座位置。第四步：设置会议横幅标语。

　　4、会议启动：会议即将接近预约时间，并且当前会议室没有被其他会议占用时，会议管理员角色在我创建的会议列表中点击启动按钮，会议室内的无纸化终端开始执行升降屏升起、无纸化客户端软件启动等操作。

　　5、会议取消：在会议未启动之前，可以将会议取消，会议取消后会议室在此时段可以被其他会议管理员预约其他会议。

　　 会中功能

　　1、会议延后：在会议召开的过程中，经常会遇到会议拖延未按照会议预约时间结束会议这种情况，系统允许这种实际情况的发生。当上一会议未结束，影响到本次会议进行时，会议管理员可以在这种情况下选择会议延后，在重新预约当前会议室向后的一个时间段召开会议，保证会议的合理安排。

　　2、候会播报：在会议召开的过程中，可里利用候会信息屏语音播报使参会人员积极入场。

　　3、会议标语：在会议召开的过程中，可远程切换会议室内会议标语的显示内容及模板。

　　 会后功能

　　1、资料整理：会议资料分为会前资料、会中资料、会后资料三个部分；会前资料为会议管理员创建会议配置会议议题的时候上传的所有资料，也可以叫做会议资料源文件。会中资料分为电子白板资料、会议批注资料、会议纪要三个部分，每一位参会人员所保存的电子白板内容，会议过程中对会议资料标注的内容，会议秘书记录的会议纪要都会自动保存，存储在会中资料部分。同时，会议秘书在会议过程中使用会议纪要功能所记录的内容，也保存在会中资料内。会后资料的整理主要为补充的资料，可以在资料整理功能中通过上传的方式补充会后资料。